Automatizando el ciclo ventas-marketing B2B con Hubspot

Para nadie es un secreto que la automatización ha entrado en nuestras organizaciones y encontró un lugar en las operaciones cotidianas de todos los departamentos, por lo que es una práctica que formará parte del día a día de las empresas. En esta oportunidad te mostraremos cómo funciona la automatización del ciclo de ventas y marketing con Hubspot para tu negocio B2B. 

¿Has escuchado alguna vez la frase "la automatización de ventas puede ser la respuesta a todos tus problemas de ventas"? Pues esta frase no es del todo cierta; sin embargo, implementar la automatización en las ventas te ayudará a agilizar procesos, mejorar el seguimiento y ahorrar un tiempo valioso.

Por su parte, automatizar el marketing de tu empresa te va a ayudar a priorizar y ejecutar las acciones de marketing de una forma más ágil y eficiente, propiciando con ello el alcance de sus objetivos en un tiempo menor.

La automatización de estas dos áreas en conjunto te entregará una potente herramienta, que te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo, lograrás aumentar tu tráfico rápidamente, convertirás más oportunidades de venta, cerrarás más clientes y los convertirás en promotores que contribuirán al crecimiento de tu negocio.

Ahora bien, ¿cómo funciona sales automation? 

Consiste en la mecanización de tareas de ventas manuales mediante herramientas digitales y/o software. Tiene como objetivo administrar o realizar las actividades que los representantes de ventas y los gerentes hacen cotidianamente.

¿Cuáles son los beneficios de sales automation?

En promedio los representantes de ventas solo dedican un 35% de su tiempo a vender, lo que equivale tan solo a 14 horas de las 40 horas laborales de la semana.

Del tiempo restante, un gran parte se invierte en tareas administrativas. Un estudio reveló que el 27% de los representantes de ventas dedica una hora al día o más a la introducción manual de datos. Sumándole a esto el tiempo invertido en la investigación, las reuniones internas, la redacción de propuestas y la planificación.  

Con todas estas tareas es muy probable que tu equipo de ventas no esté dedicando tanto tiempo a la tarea más importante que es vender. 

La automatización de ventas beneficia a tu negocio y, de forma directa, a tu equipo de ventas. Con la automatización de ventas aumentarás la productividad y el rendimiento de tus representantes de ventas, además de otras ventajas particulares como: 

• Podrás incrementar la eficiencia de tus procesos.

• Mejorar la precisión y aceleración de tus procesos de ventas.

• Aumentar las probabilidades de que tus prospectos de ventas no se pierdan. 

• Agilizar la calidad de tus tareas de venta.

• Reducir el tiempo de respuesta, lo que puede aumentar la satisfacción del cliente.

• Mantener los datos de ventas consistentes en toda tu organización de ventas.

• Hacer uso eficiente de recursos.

Estos son algunas de las tareas de ventas que puedes automatizar con Hubspot:

Puedes aplicar la automatización de ventas en varios pasos de tu proceso de ventas para que tus representantes puedan concentrarse menos en las tareas administrativas y repetitivas y dispongan de más tiempo para conectar y vender a sus prospectos y clientes. 

a) Creación de contactos y acuerdos

Puedes configurar flujos de trabajo con tu software de marketing para crear y editar automáticamente registros de clientes potenciales que cumplan con ciertos criterios. Por ejemplo, tal vez deseas definir un cliente potencial como calificado si tiene ciertos estudios, un rol determinado en su empresa, si ha visto un video de producto o si ha visitado tu página de precios.

En segundo lugar, asegúrate de integrar tus diversas fuentes de clientes potenciales a tu CRM. Pueden ser participantes de seminarios web, encuestados, nuevos suscriptores de correo electrónico, asistentes a eventos, provenientes de anuncios de clientes potenciales de Facebook, etc. 

b) Plantillas de correo electrónico

Para aumentar las tasas de respuesta, es recomendable que personalices entre 30 y 50% del contenido, pero no más.

Se recomienda escribir versiones maestras de los correos electrónicos que envían regularmente a los clientes potenciales y luego guardar como plantillas. Estas plantillas las puedes personalizar rápidamente para el destinatario y la situación específica cuando necesites enviarlos. La función Plantillas en HubSpot Sales incluso te permite agregar tokens de personalización para que detalles como el nombre del cliente potencial, la empresa y el cargo se completen automáticamente.

c) Automatización de correo electrónico de ventas

La función Secuencias en HubSpot Sales te permite crear una campaña de correo electrónico personalizada para el cliente potencial eligiendo cuándo se enviará, y agregar tokens de personalización para los detalles de la empresa y de contacto.

Finaliza la personalización con algunos detalles únicos para que tus mensajes conserven un estilo humano y selecciona que los mensajes se detengan cuando el cliente potencial te responda.

d) Programación de reuniones

Simplemente envías al prospecto un enlace a su agenda, y son ellos mismos quienes pueden elegir cualquier horario abierto que les convenga. Así evitas la fricción al momento de agendar una demostración o reunión.

e) Llamadas de ventas

La autorreflexión es una parte importante para subir el nivel, pero seamos honestos: dada la opción entre escuchar y revisar tu última llamada y recibir otra, siempre elegirás la última. Gracias a las nuevas herramientas de inteligencia de conversación, puedes ver rápidamente resúmenes de todas tus llamadas, tanto transcritas como analizadas.

f) Automatización de la gestión de acuerdos

Con esta herramienta de HubSpot puedes incluso registrar cuándo los prospectos abren tu correo electrónico, si hacen clic en los enlaces que enviaste o si descargan los documentos que adjuntaste en un mensaje.

g) Reportes

Si lideras un equipo de ventas existe una forma sencilla de mantener informado y motivado a tu equipo. Utiliza tu CRM para crear informes automatizados de correo electrónico. Por ejemplo, podrías enviar una evaluación de desempeño diaria a tus vendedores y un informe de ingresos semanal al director de ventas. 

h) Rotación de leads

Utiliza tu CRM para asignar clientes potenciales por territorio geográfico, tamaño de la empresa, vertical o una combinación de criterios. Si la estrategia que manejan en tu empresa es más libre, automatiza este proceso con base en el número de leads y representantes que tienes.

¿Qué  es  marketing  automation  y  cuáles  son  sus  beneficios?

Esta metodología implica el uso de software para automatizar todos los procesos derivados de una estrategia de marketing digital, como la segmentación, la generación de workflows, el lead nurturing, la gestión de campañas, entre otros.

El propósito es conducir a tus leads durante el Ciclo basado en el cliente, hasta lograr que se conviertan en voceros y fieles embajadores de tu marca.

Asimismo, para que tu proceso de marketing automation funcione es necesario que tengas claramente definido y establecido un proceso de generación de leads calificados, que te permita tener una base de datos que puedas cultivar y convertir en el futuro en clientes para tu negocio.

Nueve (9) beneficios del marketing automation 

Si se usa de forma correcta, el marketing automation es una herramienta muy potente que genera excelentes resultados tanto para pequeñas como para grandes empresas, en términos de ejecución de campañas, administración eficiente del tiempo, contacto con los clientes de una forma más personal... que son acciones que manualmente sería muy difícil de llevar a cabo con éxito.

1. Segmentación de tu público objetivo

Este proceso de segmentación te permitirá llegar con mayor efectividad a la mente y al corazón de tu buyer persona, es decir, tus clientes recibirán mensajes con contenido que realmente sea relevante para sus necesidades específicas.

2. Administración eficiente del tiempo

A través de la automatización de tus procesos de marketing puedes crear diferentes campañas y programar mensajes para una hora y fecha en el futuro. 

3. Mayor efectividad en el cultivo de leads

Una solución de marketing automation puede ayudarte a conectar con ellos desde el principio de su interacción con los activos de tu compañía.

4. Monitoreo de tus acciones

Podrás realizar seguimiento y monitoreo de cada acción que estés llevando a cabo para cada segmento de tu base de datos de leads. Esto a la vez te permitirá obtener gráficos detallados, estadísticas y datos que posteriormente podrás analizar con el fin de optimizar tus campañas en el futuro.

5. Optimización de tus recursos

El marketing automation te permite gestionar eficazmente tu presupuesto. Al reducir la necesidad de personal para recolectar información, así como crear y distribuir mensajes entre tus contactos, puedes aprovechar al máximo tus recursos.

6. Conversión en tiempo real

El diseño de workflows y programas automatizados te ofrece la capacidad de hablar el mismo lenguaje de tu cliente, a través de sus hábitos de navegación: duración de la visita, tasa de rebote, porcentaje de clics, etc.

7. Fomento de tu imagen de marca vía mail y redes sociales

Al ahorrar tiempo y recursos, además tienes la posibilidad de ampliar tus campañas a través de múltiples canales de comercialización, tales como: email, Facebook, Twitter, etc. De esta manera lograrás que tus leads se identifiquen cada vez más con tu marca y quieran convertirse en clientes.

En general, potenciar tu marca aumenta la visibilidad de tu negocio y atrae nuevos clientes. 

8. Integración con un CRM

Al integrarse con un CRM, el marketing automation será la clave para lograr más conversiones a lo largo del Ciclo basado en el cliente. Así evitarás que tus leads valiosos escapen y tendrás toda la información que necesitas para acompañarlos, en el momento exacto.

9. Gestión multicanal

Gracias a los múltiples canales en los que pueden encontrarse los consumidores, es cada vez más difícil hacer un seguimiento de todos ellos. Estas plataformas te ayudan a tener control sobre cualquier canal.

La automatización de procesos en áreas como marketing y ventas tiene grandes beneficios como la productividad, segmentación de contactos o mejora en los tiempos de respuesta, por nombrar algunos. Sin embargo, el principal beneficio es lo que la propia automatización posibilita, el crecimiento empresarial.

Al escalar procesos manuales y procesar un volumen creciente de contactos, los especialistas pueden dedicarse a tareas de valor añadido, lo que es clave para crecer.

Aunque muchas empresas y profesionales son conscientes de esto, existen dos grandes obstáculos para adoptar la automatización en las empresas: la falta de información sobre cómo hacerlo y el miedo al cambio.

Ya tienes la información, que te hace falta para adoptar la automatización en tu empresa B2B?